Rétrospective UX : comment améliorer nos façons de faire de l’UX en équipe
La rétrospective UX permet à une équipe de faire un retour d’expérience collectif sur son fonctionnement, ses processus ou ses méthodes. La rétrospective UX nous parvient des méthodes Agile ou Scrum, et elle est notamment utilisée en Agile ou Lean UX.
Cette activité peut être utilisée par les équipes UX pour revenir sur une période de travail afin d’identifier ses forces et ses faiblesses. Elle fait partie intégrante d’une stratégie UX réussie car la rétrospective permet de faire le point sur notre manière même de travailler en tant qu’équipe UX.
C’est un outil incontournable afin de pouvoir identifier ce qui fonctionne bien, et pouvoir éventuellement l’appliquer à d’autres projets ou que d’autres personnes s’en inspirent, et d’identifier ce qui fonctionne moins bien, assez rapidement, et pouvoir trouver des solutions adéquates ou lancer des alertes avant que les choses ne dégénèrent.
Dans cet article, nous vous proposons de voir :
- Les avantages de faire une rétrospective UX
- Comment mettre en place une rétrospective UX
- 4 étapes pour mener une rétrospective UX
- Et enfin, quelques exemples d’exercices pour les rétrospectives UX
Les avantages d’une rétrospective UX
La rétrospective UX permet à la fois de faire un retour d’expérience sur les projets, mais aussi sur le fonctionnement de l’équipe UX et les processus mis en place. Qu’importe votre organisation, ce sont de précieux enseignements afin de s’améliorer et d’aller encore plus loin.
Par exemple, c’est en rétrospective qu’on pourrait se rendre compte qu’une revue de design avec des développeurs a été mise en place trop tard, et ainsi décider de changer le processus afin qu’elles interviennent plus tôt. Ou bien encore, qu’au lancement d’un projet, il manquait des informations aux équipes UX pour pouvoir intervenir correctement sur le sujet. Et ainsi de suite ! Ces problèmes rencontrés peuvent être corrigés pour de futurs projets ou de futurs sprints afin d’éviter qu’ils ne se reproduisent.
Les rétrospectives s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue des processus et des équipes, du travail collectif, et permettent d’accroître la qualité et la productivité des équipes. Cela permet également de confronter les processus imaginés avec la réalité des projets quand par exemple, l’équipe vient de changer de manière de travailler ou qu’elle a grandi soudainement. Dans tous les cas, c’est une activité à conserver tout au long de l’année et ce, quel que soit votre niveau de maturité UX.
La rétrospective est un moment privilégié pour les membres d’une équipe (qu’ils soient UX, UI, développeur, en fonction de votre organisation) afin de se retrouver sans contraintes, et d’échanger librement sur leur propre organisation. Ces moments sont tellement riches d’enseignements que n’importe quel groupe de personnes travaillant ensemble devraient faire des rétrospectives, quel que soit le secteur d’activité !
Mettre en place une rétrospective UX
Afin de réussir vos rétrospectives UX, il faut à minima :
- Les planifier de manière régulière, à des moments opportuns
- Impliquer le bon niveau de personnes, et leur donner des consignes claires et précises
- Relever et conserver les points positifs (par la suite, les transformer en bonne pratique par exemple)
- Définir et mettre en place des actions pour les points nécessitant des améliorations.
Durée et fréquence des rétrospectives UX
Les rétrospectives sont des points réguliers, dont la fréquence est à définir en fonction de votre organisation.
Quand les rythmes de travail sont très réguliers, la rétrospective trouvera sa place à un moment opportun dans les processus, et qui fait sens pour les équipes. Par exemple, pour ceux qui travaillent en sprint, la rétrospective est organisée en fin de sprint (et peut impliquer à la fois les développeurs et les designers), et idéalement avant le prochain sprint planning afin d’aborder uniquement des sujets du dernier sprint et de pouvoir mettre en place des améliorations pour le prochain.
Quand les rythmes ne sont pas réguliers, il s’agira pour vous de trouver un rythme qui vous convient. En gardant à l’esprit que s’ils sont trop réguliers ou trop éloignés dans le temps, les membres de l’équipe risquent de ne pas en tirer pleinement parti. Plus ils sont éloignés dans le temps, plus les retours risquent d’être conséquents (car beaucoup de choses se seront passées) et d’éventuelles améliorations auraient pu être mises en place plus tôt (et donc auraient permis de gagner du temps ou d’éviter une difficulté).
Prévoyez 1h à 1h30 de rétrospective, afin de bien pouvoir aborder tous les points. Gardez à l’esprit que s’il s’agit de votre première rétrospective, elle durera plus longtemps et que beaucoup de points risquent d’être soulevés. Si c’est le cas, vous pouvez découper cette première rétrospective en deux parties (par exemple, une pour aborder les problématiques, et une pour les axes d’amélioration). Ou bien vous pouvez vous focaliser sur un élément en particulier, comme un sujet restreint, ou bien encore travailler uniquement sur les processus ou la méthodologie.
Les participants et le lieu
Qui inviter à une rétrospective UX ? Cela dépend bien sûr de votre organisation (par projet, transverse, etc…). A défaut, tous les membres de l’équipe devraient participer, même ceux qui ont partiellement participé au projet car leurs retours d’expérience est également source d’enseignement.
Afin de libérer la parole durant ces moments d’échange, on peut ne pas inclure directement un responsable, comme un manager ou un responsable produit. Par la suite, les résultats synthétisés pourront être partagés avec le responsable, qui pourra prendre certaines décisions en connaissance de cause, notamment sur des processus, et pourra aussi les partager à qui de droit. De même, il faut prévoir un lieu adapté (une salle assez grande, qui permet un certain niveau d’intimité, etc.).
Une rétrospective peut se faire en présentiel ou en distanciel. Le plus simple étant que tous les participants aient le même mode de participation. S’il y a à la fois du distanciel et du présentiel, il faudra bien faire attention à ce que les participants à distance puissent autant participer que ceux en présentiel. Des outils comme FigJam ou Miro seront de parfaits supports pour animer et conserver les retours des participants.
4 étapes pour mener une rétrospective UX
Comme tout atelier UX, la rétrospective UX doit être bien planifiée et animée afin que les résultats soient exploitables. On vous propose 4 étapes pour bien structurer vos rétrospectives UX.
1. Préparer la rétrospective UX
Avant la rétrospective, on désignera un meneur de rétrospective. C’est cette personne qui préparera la rétrospective, choisira l’exercice à réaliser, animera la séance, et fera le compte-rendu. Afin de dynamiser les rétrospectives, il est conseillé de faire tourner ce rôle au sein de l’équipe.
Il est nécessaire d’établir des objectifs clairs, et de les partager avec tous les participants en début de séance. Ces objectifs peuvent être très précis (et correspondre à un sprint ou une phase d’un projet) ou être plus généraux (pour une équipe transverse par exemple).
Au début de la rétrospective, il faut également rappeler quelques règles simples et fondamentales pour une séance réussie, parmi lesquelles :
- Ne jamais blâmer quelqu’un spécifiquement. Il faut éviter les attaques personnelles ou tout jugement sur une personne en particulier. Au lieu de dire : « Tu as raté… » ou « Il a oublié… », il faut privilégier un langage inclusif comme « Nous avons oublié… » ou « Cette activité aurait pu… »
- Se focaliser sur l’amélioration continue de l’équipe. C’est le cœur de la rétrospective : comment en tant qu’équipe peut-on s’améliorer ? Comment mieux travailler ensemble ?
- Garder l’esprit ouvert. Certaines problématiques ne seront pas partagées par tous. Tous les participants peuvent cependant aider à résoudre un problème avec leurs idées.
Vous pouvez également ajouter vos propres règles, comme le fait de ne pas amener d’ordinateurs (si la rétrospective se fait en présentiel), ou tout autre règle qui permettra aux participants de se projeter pleinement dans l’exercice.
2. Prévoir une activité brise-glace
Au début de la séance, on prévoit une activité de brise-glace afin de libérer la parole. Celle-ci est légèrement différente des ateliers UX classiques puisque que les membres de l’équipe se connaissent déjà (à priori !). Cependant, elle est indispensable car elle permet de s’assurer que chacun prenne la parole, et ça peut également être le moment de créer / renforcer des liens dans l’équipe. Par exemple, chacun dit quel est son plat préféré, ou sa dernière destination de vacances, ou ce qui l’énerve le plus dans les sites qu’il utilise au quotidien, etc…
3. Partager son expérience
Ensuite vient le cœur de la rétrospective : le partage d’expérience ! C’est le moment où les participants vont s’exprimer sur ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé. Selon le niveau de maturité des participants, vous pourrez découper l’activité en deux, en partageant d’abord ce qui s’est bien passé, puis ensuite seulement ce qui s’est moins bien passé.
Pour animer ce partage d’expérience, il existe différents types d’exercices à réaliser en rétrospective (certains sont présentés dans la section suivante), qui peuvent être plus ou moins adéquats selon votre organisation. Il est possible également de changer d’exercice d’une rétrospective à l’autre afin de dynamiser les séances.
Dans tous les cas, individuellement, chacun écrit une idée sur un Post-It sur ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé. Puis, on met en commun en partageant. Selon les participants, chacun peut s’exprimer librement et déposer ses Post-It au fur et à mesure, ou bien tout le monde vient déposer ses Post-it et le meneur les passe en revue.
Comment aider à formuler son ressenti ?
Pour aider les participants à évaluer ce qui s’est bien passé, on peut poser les questions suivantes aux participants (toutes n’attendent pas une réponse, il s’agit d’une aide) :
- Qu’est-ce qui s’est passé comme prévu ?
- Est-ce que de nouvelles méthodes ou de nouvelles activités UX ont été menées à bien ?
- Quels sont les outils ou activités qui ont bien fonctionné ?
- Qu’est-ce que l’équipe a appris ?
- Quelle sont les forces d’une activité UX ou d’un design qui a été réalisé ? Ou bien encore, qu’est-ce qui s’est exceptionnellement bien passé dans un projet ?
Et pour évaluer ce qui s’est moins bien passé :
- Qu’est-ce qui ne s’est pas passé comme prévu ?
- Qu’est-ce qui aurait pu être fait différemment ?
- Est-ce qu’il vous manquait quelque chose de particulier ?
- Qu’est-ce qui aurait pu être amélioré pour une activité UX ou un design en particulier ? Ou bien encore, qu’est-ce qui s’est exceptionnellement mal passé dans un projet ?
A vous également de formuler des consignes claires afin de favoriser le partage d’expérience et l’expression de chacun, dans le respect de l’autre.
4. Imaginer des axes d’améliorations et créer un plan d’action
C’est la partie la plus importante. Quelles améliorations peuvent être mises en place pour ne plus rencontrer ce type de problème ? Suivant les points soulevés, il peut s’agir de créer des bonnes pratiques à partir d’un point qui s’est bien passé, ou de mettre en place une amélioration ou un changement par rapport à un point qui s’est moins bien passé. C’est une discussion avec tous les participants qui peuvent alors venir éclairer un point avec leurs expériences passées, leurs idées, etc…
Dans tous les cas, pour assurer la réussite des rétrospectives, il faut qu’un plan d’action découle de ces axes d’amélioration et qu’il soit partagé avec tous. Certaines actions peuvent être trop importantes pour être prises en compte pour la prochaine rétrospective. A ce compte-là, elles peuvent être divisées en sous-actions pour être mieux suivies par les participants.
Au début de la prochaine rétrospective, le meneur pourra revenir sur les actions qui ont été complétées et sur celles en cours suite aux précédentes rétrospectives.
Une variété d’exercices pour les rétrospectives UX
Pour mener des rétrospectives, il existe de nombreux exercices souvent basés sur des métaphores. Certains se ressemblent, d’autres proposent des principes différents, tous proposent une façon ludique et attractive de faire ce retour d’expérience.
Ces exercices permettent également d’aborder les événements passés sous un jour nouveau (au lieu de juste poser des questions sur ce qui s’est bien passé ou moins bien passé). Le tout étant de choisir des exercices qui collent avec votre organisation ou vos objectifs actuels. Certains exercices polyvalents peuvent être choisis qu’importe vos objectifs, d’autres seront plus adaptés pour travailler sur les processus ou des problématiques. Voici quelques exemples.
Le Speed Boat Game : une activité pour les projets et/ou pour les équipes
L’exercice du Speed Boat Game permet de faire un retour d’expérience sur un projet et/ou pour une équipe.
Cette représentation permet de positionner les contraintes, les freins, les risques, les leviers et les opportunités potentielles liées à un sujet :
- Le bateau : Symbolise l’équipe
- L’île : les objectifs à atteindre
- Le soleil : les points positifs, ce qu’on aime
- Le vent : les forces de l’équipe, et les atouts qui permettent à l’équipe d’avancer
- L’ancre : les freins ou les éléments qui vont ralentir l’équipe
- Le monstre marin ou les récifs (suivant la version !) : les dangers. Qu’est-ce qui aurait pu nous faire échouer ? Quels étaient les pièges ou les obstacles ? Ou bien les futurs pièges ?
Cette activité se déroule en plusieurs petites étapes. On viendra d’abord noter les objectifs (chacun fait un ou plusieurs post-It puis on partage), puis ensuite le soleil (les points positifs), le vent (les forces), l’ancre (les freins), et les récifs (les dangers).
La montgolfière : une activité pour les projets et/ou pour les équipes
Assez similaire au Speed Boat Game et plus simple à mettre en place, l’exercice de la montgolfière permet de faire un retour d’expérience sur un projet et/ou pour une équipe.
Cet exercice permet, dans un premier temps, de réfléchir au passé notamment à ce qui a aidé l’équipe à s’envoler, et ce qui les a fait ralentir :
- Qu’est-ce qui nous a aidé à décoller ? (Propulseur – en anglais Lift)
- Qu’est-ce qui nous a ralenti ou qui nous a empêché de décoller en flèche ? (Lest – Ballast)
Ensuite, les participants réfléchissent aux problèmes potentiels pour le futur et à d’éventuelles stratégies pour les éviter :
- Quels sont les problèmes potentiels à anticiper ? (Tempêtes – Storms)
- Comment éviter les futures tempêtes et arriver à bon port ? (Navigation – Navigation)
Un chant de Noël : une activité sur les problématiques
En référence à l’œuvre de Charles Dickens, cet exercice nous permet comme dans le roman d’être visité par 3 fantômes : l’esprit des Noëls passés, l’esprit du Noël présent, et enfin le fantôme des Noëls à venir. Cet exercice permet de se focaliser sur des problèmes rencontrés par l’équipe.
En 10 à 15 minutes, chacun réfléchira à ces 3 types de problèmes :
- Les fantômes du passé. Quels problèmes du passé rencontrons-nous toujours aujourd’hui ?
- Les fantômes du présent. Quels problèmes rencontrons-nous en ce moment ?
- Les fantômes du futur. Quels potentiels problèmes pouvons-nous envisager à l’avenir ?
Les 3 petits cochons : Une activité sur les processus
Cette activité permet de se focaliser particulièrement sur les processus au sein d’une équipe.
La métaphore permet d’identifier :
- La maison de paille. Que faisons-nous, qui est très fragile et pourrait s’écrouler très facilement ?
- La maison de bois. Que faisons-nous, qui est assez solide mais pourrait être amélioré ?
- La maison de brique. Que faisons-nous, qui est ultra solide et que nous devons continuer ?
Le mot de la fin
La rétrospective UX est un élément indispensable dans votre processus, que votre équipe soit transverse ou dédiée à un projet, qu’elle ne soit composée que d’UX ou non, etc… C’est le moment de revenir sur les événements passés et d’en déduire des points de friction, des bonnes pratiques, des axes d’amélioration, et autres pour améliorer en continu notre façon de faire de l’UX et notre façon de travailler en équipe.
En conclusion, une rétrospective réussie est une rétrospective régulière, qui implique tous les membres de l’équipe, avec des objectifs et des consignes claires, avec une personne dans le rôle de meneur qui change régulièrement, des exercices ludiques qui changent de temps en temps pour identifier ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé (et ses variantes), et enfin qui débouche sur un plan d’action clair et détaillé.
Vous souhaitez en savoir plus sur les rétrospectives UX et discuter de la façon dont votre équipe UX peut grandir ? N’hésitez pas à nous contacter !
Pour aller plus loin
Nielsen Norman Group. UX Retrospectives 101. 2019 : https://www.nngroup.com/articles/ux-retrospectives/
UX For the Masses. 5 retrospectives to try with your team. 2021 : https://www.uxforthemasses.com/retrospectives/
Speedboat | Toolbox #3. Par Yellow sur Medium. 2020 : https://getyellow.medium.com/yellow-toolbox-3-speed-boat-c8a83ba42a9e
